Phòng Hành chính tổng hợp Quán Sứ

PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP QUÁN SỨ

Giới thiệu chung: Phòng Hành chính Tổng hợp Quán sứ được thành lập theo Quyết định số: 997/QĐ-BVK ngày  22  tháng  9 năm 2015 Giám đốc Bệnh viện K

1. Lãnh đạo đương nhiệm:

Trưởng phòng: ThS Hoàng Quốc Khánh

Phó Trưởng phòng: CN Vũ Quang Tùng;

2. Tổ chức và nhân lực

2.1. Cơ cấu tổ chức

- Bộ phận Hành chính; 

- Bộ phận Quản trị;

- Bộ phận Kiểm soát nhiễm khuẩn

2.2 .Nhân lực

- Lãnh đạo phòng gồm: 1 Trưởng phòng và 1 Phó trưởng phòng;

Phòng HCTH Quán Sứ hiện có 14 nhân viên thuộc các bộ phận hành chính, quản trị và kiểm soát nhiễm khuẩn đáp ứng theo nhu cầu của công việc và khả năng hiện có của Bệnh viện.

3. Chức năng:

Phòng Hành chính Tổng hợp Quán sứ là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Bệnh viện, Phụ trách cơ sở Quán Sứ và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác hành chính, quản trị và công tác chống nhiễm khuẩn bệnh viện tại Bệnh Viện K - cơ sở Quán Sứ.

4. Nhiệm vụ:

 – Đối với công tác hành chính

• Tổ chức, thực hiện tốt công tác lễ tân phục vụ tiếp khách, tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn, sinh hoạt khoa học, giao ban... theo yêu cầu của Bệnh viện K - cơ sở Quán Sứ;
• Tổng hợp nhu cầu đề nghị phòng Hành chính Bệnh viện cấp phát hoặc mua sắm công cụ lao động, phương tiện làm việc gồm: bàn, ghế, giường, tủ, túi rác phục vụ các khoa, phòng tại Bệnh viện K cơ sở Quán Sứ theo kế hoạch được duyệt hoặc khi có phát sinh;
• Trực tiếp quản lý các phòng họp tại Bệnh viện K - cơ sở Quán Sứ Vận hành thiết bị âm thanh, truyền hình phục vụ các hội nghị, các cuộc họp.
• Quản lý, theo dõi các dịch vụ tại Bệnh viện K - cơ sở Quán Sứ: nhà ăn, căng tin, bách hóa, trông giữ xe, sử dụng sân bãi, cho thuê hội trường (nếu có), nhà trọ cho người nhà người bệnh (nếu có), dịch vụ quảng cáo và các dịch vụ khác (nếu có),
• Phối hợp với phòng Hành chính  theo dõi, chỉ đạo dịch vụ bảo vệ, dịch vụ vệ sinh công nghiệp tại Bệnh viện K - cơ sở Quán Sứ;
• Phối hợp với Kiểm soát nhiễm khuẩn và điều dưỡng trưởng các khoa quản lý giám sát, kiểm tra, nghiệm thu hàng tuần, hàng tháng dịch vụ vệ sinh trong và ngoài nhà, dịch vụ thu gom rác thải y tế, rác thải sinh hoạt, tái chế, các công việc liên quan đảm bảo môi trường Bệnh viện tại Bệnh viện K - cơ sở Quán Sứ theo quy định;
• Tổ chức thực hiện, quản lý biển báo, biển chỉ dẫn trong Bệnh viện K cơ sở Quán Sứ, chuẩn bị khánh tiết, trang trí trong các ngày lễ, tết;     
• Tổng hợp nhu cầu để đề nghị với phòng Hành chính bệnh viện là đầu mối thực hiện cấp phát văn phòng phẩm phục vụ hoạt động thường xuyên của bệnh viện; quần áo, đồ vải, bảo hộ lao động phục vụ công tác chuyên môn của các khoa, phòng tại cơ sở Quán Sứ;
• Chủ trì kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy, thiết bị văn phòng thông dụng của các khoa, phòng trong Bệnh viện K cơ sở Quán Sứ;
• Phối hợp với Phòng Tài chính-kế toán trong việc kiểm kê định kỳ các trang thiết bị, máy móc hành chính thông dụng của Bệnh viện
• Tham gia kiểm tra công tác an toàn vệ sinh thực phẩm. Chủ trì lập kế hoạch và phối hợp với phòng Hành chính bệnh viện triển khai thực hiện công tác bảo hộ lao động;
• Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh môi trường y tế, xử lý rác thải sinh hoạt; thực hiện diệt chuột, mối, muỗi, côn trùng... trong Bệnh viện K cơ sở Quán Sứ;
• Tổ chức thường trực 24/24 giờ đối với lĩnh vực quản lý (điện, nước). Phối hợp với các khoa, phòng và lực lượng bảo vệ hướng dẫn khách đến làm việc, tham gia công tác bảo vệ tài sản bệnh viện, giữ gìn an ninh, trật tự , an toàn, vệ sinh bệnh viện;
• Phối hợp với phòng Hành chính trong việc tham mưu, đề xuất phương án bảo vệ Bệnh viện do phòng Hành chính chủ trì đảm bảo an toàn tài sản, an ninh trật tự; tham gia với phòng Hành chính trong việc phối hợp với lực lượng công an và chỉ đạo lực lượng bảo vệ xử lý các tình huống, vụ việc mất trật tự an ninh, an toàn tài sản;

– Đối với công tác Quản Trị

• Khảo sát, tổng hợp nhu cầu kiến nghị với phòng Quản trị và phòng Tài chính Kế toán lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, sủa chữa, duy tu bảo dưỡng, bảo trì các công trình nhà cửa, vật kiến trúc, thiết bị công trình, tài sản cố định khác tại Bệnh Viện K – cơ sở Quán Sứ. Trực tiếp tổ chức thực hiện trong phạm vi được phân cấp và phối hợp với phòng Quản trị, Tài chính kế toán tổ chức thực hiện các kế hoạch được duyệt theo quy trình, đảm bảo đầy đủ, đúng chủng loại, đúng quy định về quản lý tài chính và các quy định của Pháp luật;
• Quản lý, vận hành trực tiếp toàn bộ hệ thống các thiết bị công trình, thiết bị cơ điện, các công trình của Bệnh viện K cơ sở Quán Sứ gồm: Hệ thống phòng cháy chữa cháy, thang máy, âm thanh, thông tin liên lạc (tổng đài), khí y tế, điều hòa không khí, trạm biến áp, máy phát điện dự phòng, hệ thống điện ngoài nhà, trong nhà. Đảm bảo các thiết bị trên hoạt động ổn định, đúng công năng, an toàn, hiệu quả;
• Lập kế hoạch phân công, quy định rõ trách nhiệm từng bộ phận, từng cá nhân theo ca, kíp trực trong việc quản lý, vân hành, kiểm tra chất lượng tình trạng kỹ thuật; ghi chép lý lịch máy, thiết bị; trạng thái hoạt động của từng loại thiết bị, thực hiện chế động tổng hợp, báo cáo, lập biên bản đối với các vi phạm và sự cố xảy ra trong từng ca trực, trong khu vực và phần công việc được giao; báo cáo Trưởng phòng và người có thẩm quyền; đề xuất phương án xử lý;
• Lập kế hoạch, đề xuất nhu cầu bảo trì, bảo dưỡng định kỳ hệ thống các thiết bị công trình được giao quản lý vận hành; tham gia cùng phòng Quản trị thẩm định, trình phê duyệt phương án, dự toán bảo dưỡng, bảo trì thiết bị kỹ thuật công trình, tham gia việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ và đề xuất việc ký Hợp đồng bảo dưỡng, bảo trì theo quy định của pháp luật với phòng Quản trị, tham gia thực hiện giám sát nghiệm thu, thanh toán các Hợp đồng;
• Tổng hợp nhu cầu, lập kế hoạch đề xuất với phòng Quản trị mua sắm, cung cấp vật tư, nguyên nhiên liệu sử dụng, thay thế vật tư tiêu hao trong quá trình vận hành thiết bị công trình (bao gồm cả các loại khí y tế cấp tại trạm khí y tế). Đảm bảo việc cung cấp theo định mức, đúng chủng loại và đúng thủ tục về quản lý tài chính;
• Tổ chức thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy tại chỗ theo quy định (tổ chức trực báo cháy thường xuyên, tổ chức lực lượng chữa cháy tại chỗ, xây dựng phương án, xây dựng lực lượng, mua sắm phương tiện phòng cháy chữa cháy, tổ chức diễn tập, đào tao..)
• Tổ chức lực lượng sẵn sàng đáp ứng xử lý các tình huống cháy, nổ, bão lũ, thảm họa, thiên tai, dịch bệnh;
• Quản lý và vận hành trực tiếp hệ thống cung cấp nước sạch, bơm nước từ ngoài vào bể, từ bể lên mái; trạm xử lý nước thải; hệ thống thoát nước thải; thoát nước mưa tại Bệnh Viện K cơ sở Quán Sứ;
• Thực hiện việc bảo dưỡng thường xuyên các thiết bị xử lý nước sạch, hệ thống cấp nước sạch, trạm xử lý nước thải, thiết bị vệ sinh, hệ thống thoát nước trong và ngoài các công trình;
• Thực hiện sửa chữa nhỏ; trực tiếp thay thế các vật tư tiêu hao liên quan trong quá trình sử dụng của các công trình xây dựng (thay sửa khóa, sửa chữa cửa, kính, gạch lát nền, sửa chữa thay thế thiết bị vệ sinh, hệ thống cấp thoát nước, máy bơm, điện chiếu sáng trong và ngoài nhà…) trong quá trình sử dụng đảm bảo việc sử dụng an toàn trong tình trạng bình thường;
• Thực hiện việc cấp nước sạch thường xuyên đảm bảo lưu lượng nước sạch sử dụng cho các công trình của Bệnh viện;
• Xử lý các sự cố liên quan đến việc sử dụng các công trình: cấp, thoát nước, thiết bị vệ sinh, chất lượng xây dựng công trình nhà cửa, vật kiến trúc, sân đường;
• Tổ chức quản lý, sắp xếp việc sử dụng mặt bằng và diện tích các công trình xây dựng đảm bảo phù hợp công năng, mục đích sử dụng và hiệu quả cao nhất, tránh lãng phí;

- Đối với công tác chống nhiễm khuẩn bệnh viện

* Khử khuẩn, tiệt khuẩn dụng cụ y tế, đồ vải trong bệnh viện tại Bệnh Viện K - cơ sở Quán sứ

• Thực hiện khử khuẩn, tiệt khuẩn dụng cụ và đồ vải theo đúng quy trình kỹ thuật bệnh viện.
• Tổ chức thu nhận các dụng cụ y tế, đồ vải đã sử dụng trong bệnh viện và trả dụng cụ, đồ vải đã tiệt khuẩn cho các khoa.
• Thực hiện khử khuẩn, tiệt khuẩn dụng cụ y tế, đồ vải phục vụ công tác khám chữa bệnh trong bệnh viện.
• Tổ chức và thực hiện huỷ các dụng cụ y tế, đồ vải không đảm bảo chất lượng qui định.
• Kiểm tra và hướng dẫn thực hiện công tác vô khuẩn, khử khuẩn, tiệt khuẩn trong bệnh viện.

* Giám sát việc xử lí chất thải trong bệnh viện tại Bệnh Viện K - cơ sở Quán sứ

• Tổ chức và giám sát việc thực hiện xử lí chất thải trong toàn bệnh viện.
• Chỉ đạo công tác thu gom, xử lý chất thải y tế theo quy chế xử lí chất thải và quy chế chống nhiễm khuẩn bệnh viện.

* Công tác vệ sinh trong bệnh viện tại Bệnh Viện K - cơ sở Quán sứ

• Phối hợp với phòng Hành chính quản trị tổ chức, thực hiện tốt công tác vệ sinh bệnh viện luôn sạch-đẹp: Vệ sinh ngoại cảnh, vệ sinh buồng bệnh, vệ sinh nước, vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh nhà bếp, nơi dịch vụ căng tin, vệ sinh côn trùng gặm nhấm…
• Giám sát, phát hiện và đề xuất các giải pháp trong công tác vệ sinh bệnh viện.
• Tổ chức tuyên truyền vệ sinh chung và phòng chống bệnh thông thường trong bệnh viện.
• Thực hiện kiểm tra, đôn đốc công tác vệ sinh bệnh viện sạch đẹp.

* Giám sát thực hiện kĩ thuật vô khuẩn, kiểm soát nhiễm khuẩn bệnh viện tại Bệnh Viện K - cơ sở Quán sứ

• Phối hợp với các khoa phòng liên quan thiết lập, vận hành hệ thống điều tra, phát hiện và thông báo các nhiễm khuẩn bệnh viện, ở người bệnh và nhân viên y tế.
• Phát hiện các ổ bệnh, nguồn bệnh và phương thức lan truyền nhiễm khuẩn xảy ra trong bệnh viện và thực hiện xử lý triệt để.
• Đề xuất và giám sát triển khai các biện pháp cần thiết nhằm hạn chế sự lan truyền các nhiễm khuẩn trong phạm vi bệnh viện ra môi trường xung quanh.
• Xây dựng các quy định về chế độ, hình thức cách ly phù hợp với tình trạng bệnh tật có liên quan tới điều kiện thực tế của bệnh viện.
• Hướng dẫn nhân viên y tế công tác kiểm soát nhiễm khuẩn, vệ sinh cá nhân và trách nhiệm đối với công tác kiểm soát nhiễm khuẩn bệnh viện nhằm phòng chống nhiễm khuẩn bệnh viện.
• Xây dựng, tổ chức tuyên truyền, tập huấn cho nhân viên y tế về chống nhiễm khuẩn bệnh viện và kiểm soát nhiễm khuẩn bệnh viện.
• Phối hợp cùng các khoa, phòng có liên quan kiểm tra quy trình kĩ thuật bệnh viện về vô khuẩn định kỳ hoặc đột xuất.
• Định kỳ hoặc đột xuất yêu cầu bộ phận vi sinh (khoa Huyết học-Vi sinh) nuôi cấy vi khuẩn không khí buồng phẫu thuật, thủ thuật, buồng hậu phẫu, buồng chăm sóc đặc biệt, buồng xét nghiệm, buồng pha chế thuốc, nơi chế biến thức ăn; bàn tay của phẫu thuật viên, nhân viên nấu ăn; dụng cụ phpẫu thuật, dụng cụ chia thức ăn.
• Giám sát việc sử dụng kháng sinh và tình trạng vi khuẩn kháng sinh.
• Kiểm tra công tác vệ sinh, vô khuẩn trong các khoa, phòng bệnh viện. Thực hiện giám sát, nghiên cứu phát hiện và đề xuất giải pháp trong các công tác: Vệ sinh ngoại cảnh, vệ sinh buồng bệnh, nước sạch, vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh côn trùng, gậm nhấm, thu gom và xử lý các loại chất thải bệnh viện.

* Huấn luyện, chỉ đạo chuyên khoa và nghiên cứu khoa học

• Hướng dẫn các thành viên trong bệnh viện thực hiện các biện pháp phòng chống nhiễm khuẩn, sử dụng thuốc và dung dịch khử khuẩn mới.

• Hướng dẫn học viên và nhân viên y tế tuyến dưới về công tác chống nhiễm khuẩn trong bệnh viện.

• Xác định tình trạng nhiễm khuẩn bệnh viện, các yếu tố nguy cơ liên quan đến quá trình phát sinh và phát triển các nhiễm khuẩn bệnh viện nhằm tìm ra các biện pháp tối ưu trong phòng chống và kiểm soát nhiễm khuẩn bệnh viện.
• Nghiên cứu can thiệp giảm nhiễm khuẩn bệnh viện ở các bộ phận trọng điểm.
• Tham gia hội nghị khoa học, hội thảo chuyên ngành ung thư, chống nhiễm khuẩn.

– Đối với Quản lý công tác Phòng

* Quản lý công tác Phòng:

- Triển khai thực hiện quy chế hoạt động của Phòng căn cứ vào quy chế Bệnh viện, các quy định khác của Nhà nước, Bộ Y tế và Bệnh viện;

- Căn cứ kế hoạch, chỉ tiêu công tác của Bệnh viện lập kế hoạch công tác Phòng trình Phụ trách cơ sở Quán Sứ và Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện. Định kỳ sơ kết, tổng kết công tác Phòng;

- Tổ chức giao ban Phòng, tham gia giao ban Bệnh viện;

- Thường xuyên giáo dục nâng cao y đức trong cán bộ và thực hiện tốt quy chế giao tiếp và quy tắc ứng xử trong Bệnh viện.

- Quản lý và dụng có hiệu quả các nguồn lực của Phòng: Nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất và trang thiết bị được giao theo quy định của Nhà nước và Bệnh viện;

- Kiểm tra, đôn đốc việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả các máy móc, thiết bị hành chính thông thường, thực hiện chống thất thoát, lãng phí trong mua sắm;

- Tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính theo quy chế bệnh viện;

+ Thực hành tiết kiệm, chống thất thoát và lãng phí trong công tác chống nhiễm khuẩn bệnh viện.

+ Thực hiện xã hội hóa công tác y tế theo chủ trương của Bệnh viện.

- Các nhiệm vụ khác do Giám đốc, Phụ trách cơ sở Quán Sứ và người được ủy quyền giao.

5. Quyền hạn:

- Được tự chủ trong các hoạt động được giao theo phân cấp của Bệnh viện;

- Có quyền đề xuất, kiến nghị với Phụ trách cơ sở và Giám đốc Bệnh viện về các vấn đề liên quan đến hoạt động của Phòng.

6. Mối quan hệ công tác

- Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Bệnh viện, Phụ trách cơ sở về các mặt hoạt động của  Phòng;

- Kết hợp với Phòng Tổ chức cán bộ bố trí, sắp xếp, điều phối nhân lực cho phù hợp;

- Phối hợp với các Khoa, Phòng trong Bệnh viện lên kế hoạch và triển khai mọi hoạt động thuộc lĩnh vực hành chính, quản trị và kiểm soát nhiễm khuẩn tại cơ sở Quán sứ.

- Tham gia nhận xét các mặt công tác Hành chính, Quản trị và kiểm soát nhiễm khuẩn ở các Khoa, Phòng thuộc Bệnh viện K cơ sở Quán Sứ để Giám đốc xem xét có quyết định khen thưởng, xử phạt;

- Phối hợp với Khoa Dinh dưỡng trong thực hiện vệ sinh an toàn thực phẩm;

- Phối hợp với Khoa chống nhiễm khuẩn trong thực hiện xử lý nước sạch, nước thải, chất thải bệnh viện;

- Phối hợp với Phòng Hành chính và Phòng Quản Trị thực hiện các mặt công tác: phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, an toàn tài sản, phòng chống bão lũ.

- Phối hợp với các khoa, phòng, lực lượng bảo vệ, vệ sinh chuyên nghiệp  tại Bệnh viện trong công tác thường trực bảo vệ và vệ sinh bệnh viện;

- Quan hệ với địa phương nơi Bệnh viện K – cơ sở Quán sứ đặt trụ sở làm việc;

- Tham gia các hoạt động đoàn thể: Công đoàn, phụ nữ, đoàn thanh niên..

7. Định hướng phát triển:

Phòng HCTH Quán Sứ đang hoàn thiện cơ cấu tổ chức, đẩy mạnh áp dụng các kỹ thuật mới, hiện đại trong thực hiện chức năng nhiệm vụ  nhằm hướng đến hiệu quả tốt nhất phục vụ công tác quản lý bệnh viện cũng như sự hài lòng của người bệnh, đáp ứng yêu cầu dự án. Trong quá trình thực hiện Dự án đầu tư: cải tạo, nâng cấp Bệnh viện K cơ sở I, II, Phòng HCTH Quán Sứ phải đảm đương tốt công việc dịch chuyển trụ sở khám chữa bệnh tại cơ sở Quán Sứ sang cơ sở số 9A-9B Phan Chu Trinh và sẽ quay về đảm đương chức năng nhiệm vụ của Phòng tại cơ sở Quán Sứ sau khi hoàn thiện hiện đại và khang trang hơn, dù lực lượng mỏng và phải dàn trải nhưng hết sức nỗ lực để hoàn thành tốt các công việc được giao.