Giới thiệu phòng Hành chính

Phòng Hành chính

1. Đặc điểm, tình hình

- Địa điểm trụ sở chính: tầng 4 nhà A – Bệnh viện K số 30 đường Cầu Bươu, Tân Triều, Thanh Trì, Hà Nội.

- Quá trình thành lập và phát triển: Phòng Hành chính tiền thân là phòng Hành chính Quản trị Bệnh viện K được thành lập từ khi có Quyết định thành lập Bệnh viện K (17/7/1969). Từ ngày 01/10/2015 được tách ra thành phòng Hành chính theo Quyết định số 1000/QĐ-BVK ký ngày 22/9/2015.

- Tóm tắt cơ cấu tổ chức:

Phòng Hành chính Bệnh viện K hiện nay có 28 cán bộ. Trình độ chuyên môn: 09 Thạc sỹ; 07 Cử nhân; 01 kỹ sư; 01 Cán bộ Trung học; 01 công nhân, 09 Nhân viên Lái xe.

Lãnh đạo phòng gồm: 01 Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng

Cơ cấu tổ chức

- Bộ phận Văn thư;

- Bộ phận Hành chính và quản lý dịch vụ;

- Bộ phận lễ tân;

- Bộ phận quản lý vận hành phương tiện vận chuyển.

- Cơ sở vật chất: Gồm 04 phòng làm việc, 01 kho Hành chính và 1 dãy khu nhà để xe công vụ và xe cấp cứu.

2- Chức năng, nhiệm vụ:

Chức năng:

Phòng Hành chính là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Bệnh viện và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác hành chính tại Bệnh viện như: văn thư, lưu trữ, thư viện, quản lý con dấu, tiếp khách, phương tiện vận chuyển, an ninh trật tự, công vụ và phương tiện làm việc của cán bộ nhân viên bệnh viện, quản lý các phòng họp, hội trường; thư ký giám đốc, quản lý các dịch vụ trong Bệnh viện.

Nhiệm vụ:

Căn cứ kế hoạch công tác của Bệnh viện lập kế hoạch công tác của phòng  để trình Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện,

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ, thư viện và thực hiện thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ, thư viện bệnh viện theo yêu cầu; quản lý các loại văn bản, ấn phẩm, lưu trữ công văn, giấy tờ, giấy giới thiệu công tác, công lệnh cán bộ đến liên hệ công tác với Bệnh viện, tài liệu hồ sơ; công tác thư ký giám đốc; tổ chức việc đánh máy, in và chuyển các tài liệu, giấy tờ cho cơ quan.

Quản lý điều hành sử dụng đội xe của Bệnh viện. Lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa xe định kỳ; đảm bảo định mức xăng dầu phục vụ tốt công tác của Bệnh viện.

Thực hiện quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.

Căn cứ các quy định của pháp luật giúp Giám đốc xây dựng các văn bản quy định về văn thư, lưu trữ, sử dụng và bảo quản máy móc, thiết bị hành chính thông dụng.

Tổ chức, thực hiện tốt công tác lễ tân phục vụ tiếp khách, tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn, sinh hoạt khoa học, giao ban… theo yêu cầu của Bệnh viện.

Lập kế hoạch và thực hiện mua sắm công cụ lao động, phương tiện làm việc gồm: bàn, ghế, giường, tủ, túi rác… phục vụ các khoa phòng khi có nhu cầu.

Bố trí xe, phương tiện đưa đón khách đến làm việc (nếu có); bố trí ăn, ở cho khách khi có nhu cầu; đăng ký và mua vé các phương tiện giao thông và thực hiện các thủ tục cần thiết phục vụ khách, cán bộ công chức, viên chức và lao động hợp đồng đi công tác trong nước và nước ngoài.

Tổng hợp các mặt hoạt động của các Khoa, Phòng, Ban giúp Giám đốc theo dõi, đôn đốc, giám sát thực hiện. Truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Giám đốc đến ban Giám đốc và các đơn vị có liên quan; Thư ký tổng hợp kết luận của Giám đốc trong các hội nghị giao ban điều hành, dự thảo thông báo kết luận trình Giám đốc ký ban hành.

Trực tiếp quản lý các phòng họp, hội trường lớn của Bệnh viện; tiếp nhận đăng ký kế hoạch sử dụng các phòng họp, hội trường của các đơn vị để sắp xếp phù hợp với nhu cầu của từng hội nghị, từng cuộc họp. Vận hành thiết bị âm thanh, truyền hình phục vụ các hội nghị, các cuộc họp. Đầu mối phối hợp với Phòng Quản trị và các phòng ban liên quan thực hiện các công việc cần thiết để tổ chức các hội nghị giao ban, hội thảo, các cuộc họp và các sự kiện khác; tổ chức phục vụ hậu cần trong quá trình diễn ra hội nghị, hội thảo, các cuộc họp và các sự kiện khác của Bệnh viện.

Quản lý, theo dõi các dịch vụ: Nhà ăn, căng tin, trông giữ xe, sử dụng sân bãi, cho thuê hội trường (nếu có), nhà lưu trú cho người nhà người bệnh, dịch vụ quảng cáo, dịch vụ vệ sinh, dịch vụ bảo vệ, dịch vụ chăm sóc vườn hoa cây cảnh, môi trường.

Tham mưu, đề xuất lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật; đề xuất ký Hợp đồng, thực hiện Hợp đồng và giám sát, nghiệm thu thanh toán theo nội dung quy định của Hợp đồng.

Tổ chức thực hiện, quản lý biển báo, biển chỉ dẫn trong Bệnh viện, chuẩn bị khánh tiết, trang trí Bệnh viện trong các ngày lễ, tết.

Lập kế hoạch và thực hiện mua sắm, quản lý, cấp phát phục vụ hoạt động thường xuyên của Bệnh viện: quần áo, đồ vải, bảo hộ lao động phục vụ công tác chuyên môn.

Chủ trì kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy, thiết bị văn phòng thông dụng của các khoa, phòng trong Bệnh viện.

Phối hợp với phòng Tài chính Kế toán trong việc kiểm kê định kỳ các trang thiết bị, máy móc hành chính thông dụng của Bệnh viện.

Tham gia kiểm tra công tác an toàn vệ sinh thực phẩm. Chủ trì lập kế hoạch và triển khai thực hiện và bảo hộ lao động.

Tổ chức thường trực 24/24 giờ đối với lĩnh vực quản lý (lái xe). Phối hợp với các khoa, phòng và lực lượng bảo vệ, vệ sinh chuyên nghiệp tổ chức trực bệnh viện 24/24 giờ, hướng dẫn khách đến làm việc, tham gia công tác bảo vệ tài sản bệnh viện, giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn, vệ sinh bệnh viện.

Phối hợp với phòng TCCB trong việc tham mưu, đề xuất phương án bảo vệ Bệnh viện do phòng TCCB chủ trì đảm bảo an toàn tài sản, an ninh trật tự; tham gia với phòng TCCB trong việc phối hợp với lực lượng công an và chỉ đạo lực lượng bảo vệ xử lý các tình huống, vụ việc mất trật tự an ninh, an toàn tài sản.