Giới thiệu Phòng Hành chính tổng hợp Tam Hiệp

Giới thiệu Phòng Hành chính tổng hợp Tam Hiệp

 PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP TAM HIỆP

1. Lịch sử hình thành

Tiền thân của phòng là Bộ phận Hành chính tổng hợp Tam Hiệp thuộc phòng Hành chính. Phòng Hành chính tổng hợp Tam Hiệp Bệnh viện K được thành lập theo Quyết định số 2090/QĐ-BVK ngày 27/12/2016. Hiện nay phòng Hành chính tổng hợp Tam Hiệp có 03 tổ công tác và 19 cán bộ nhân viên. Trưởng phòng là TS. Nguyễn Thị Lụa, Phó trưởng phòng là ThS. Nguyễn Xuân Lực

2. Chức năng

Phòng Hành chính Tổng hợp Tam Hiệp là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnhđạo trực tiếp của Giám đốc Bệnh viện, Phó Giám đốc phụ trách cơ sở Tam Hiệp và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác hành chính, quản trị kiểm soát nhiễm khuẩn tại Bệnh Viện K - cơ sở Tam Hiệp.

3. Nhiệm vụ

3.1. Đối với công tác hành chính:

- Đầu mối tiếp nhận và cấp phát công văn, giấy tờ từ các đơn vị của Bệnh viện chuyển về Bệnh viện K cơ sở Tam Hiệp.

Thực hiện kế hoạch điều động xe của phòng Hành chính khi có nhu cầu của Bệnh viện.

Tổ chức, thực hiện tốt công tác lễ tân phục vụ tiếp khách, tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn, sinh hoạt khoa học, giao ban..., chuẩn bị khánh tiết, trang trí trong các ngày lễ, tết theo yêu cầu của Bệnh viện K - cơ sở Tam Hiệp.

Trực tiếp quản lý phòng hội trường tại Bệnh viện K - cơ sở Tam Hiệp. Vận hành thiết bịâm thanh, truyền hình phục vụ các hội nghị, các cuộc họp.

Tổng hợp nhu cầu đề nghị phòng Hành chính Bệnh viện cấp phát hoặc mua sắm công cụ lao động, phương tiện làm việc gồm: bàn, ghế, giường, tủ, túi rác; văn phòng phẩm; đồ vải, quần áo, bảo hộ lao động phục vụ hoạt động chung và nhiệm vụ chuyên môn của các khoa, phòng tại Bệnh viện K cơ sở Tam Hiệp theo kế hoạch được duyệt hoặc khi có phát sinh.

Quản lý, theo dõi các dịch vụtại Bệnh viện K - cơ sở Tam Hiệp: nhàăn, căng tin, bách hóa, trông giữ xe, dịch vụ quảng cáo và các dịch vụ khác (nếu có).

Phối hợp với phòng Hành chính chỉ đạo, giám sát dịch vụ bảo vệ, dịch vụ vệ sinh công nghiệp tại Bệnh viện K - cơ sở Tam Hiệp.

Chủ trì kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy, thiết bị văn phòng thông dụng của các khoa, phòng trong Bệnh viện K cơ sở Tam Hiệp.

Phối hợp với Phòng Tài chính kế toán trong việc kiểm kê định kỳ các trang thiết bị, máy móc hành chính thông dụng của Bệnh viện.

Tham gia kiểm tra công tác an toàn vệ sinh thực phẩm. Chủ trì lập kế hoạch và phối hợp với phòng Hành chính bệnh viện triển khai thực hiện công tác bảo hộ lao động.

Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh môi trường y tế, xử lý rác thải sinh hoạt; thực hiện diệt chuột, mối, muỗi, côn trùng... trong Bệnh viện K cơ sở Tam Hiệp.

Tổ chức thường trực 24/24 giờ đối với lĩnh vực quản lý (điện, nước, khí y tế). Phối hợp với các khoa, phòng và lực lượng bảo vệ hướng dẫn khách đến làm việc, tham gia công tác bảo vệ tài sản bệnh viện, giữ gìn an ninh, trật tự , an toàn, vệ sinh bệnh viện.

Tham mưu, đề xuất phương án bảo vệ Bệnh viện do phòng Hành chính chủ trì đảm bảo an toàn tài sản, an ninh trật tự; tham gia với phòng Hành chính trong việc phối hợp với lực lượng công an và chỉ đạo lực lượng bảo vệ xử lý các tình huống, vụ việc mất trật tự an ninh, an toàn tài sản Bệnh Viện K - cơ sở Tam Hiệp.

3.2. Đối với công tác quản trị:

Khảo sát, tổng hợp nhu cầu kiến nghị với phòng Quản trị và phòng Tài chính Kế toán lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, sửa chữa, duy tu bảo dưỡng, bảo trì các công trình nhà cửa, vật kiến trúc, thiết bị công trình, tài sản cốđịnh khác tại Bệnh Viện K - cơ sởTam Hiệp. Trực tiếp tổ chức thực hiện trong phạm vi được phân cấp và phối hợp với phòng Quản trị, Tài chính kế toán tổ chức thực hiện các kế hoạch được duyệt theo quy trình, đảm bảo đầyđủ, đúng chủng loại, đúng quy định về quản lý tài chính và các quy định của Pháp luật.

Quản lý, vận hành trực tiếp toàn bộ hệ thống các thiết bị công trình, thiết bị cơđiện, các công trình của Bệnh viện K cơ sở Tam Hiệp gồm: Hệ thống phòng cháy chữa cháy,  âm thanh, thông tin liên lạc (tổngđài), khí y tế, điều hòa không khí, trạm biếnáp, máy phátđiện dự phòng, hệ thốngđiện ngoài nhà, trong nhà. Đảm bảo các thiết bị trên hoạtđộngổnđịnh, đúng công năng, an toàn, hiệu quả.

Lập kế hoạch phân công, quy định rõ trách nhiệm từng bộ phận, từng cá nhân theo ca, kíp trực trong việc quản lý, vận hành, kiểm tra chất lượng tình trạng kỹ thuật; ghi chép lý lịch máy, thiết bị; trạng thái hoạt động của từng loại thiết bị, thực hiện chế động tổng hợp, báo cáo, lập biên bản đối với các vi phạm và sự cố xảy ra trong từng ca trực, trong khu vực và phần công việc được giao; báo cáo Trưởng phòng và người có thẩm quyền; đề xuất phương án xử lý.

Lập kế hoạch, đề xuất nhu cầu bảo trì, bảo dưỡngđịnh kỳ hệ thống các thiết bị công trình được giao quản lý vận hành; tham gia cùng phòng Quản trị thẩmđịnh, trình phê duyệt phương án, dự toán bảo dưỡng, bảo trì thiết bị kỹ thuật công trình, tham gia việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ và đề xuất việc ký Hợp đồng bảo dưỡng, bảo trì theo quy định của pháp luật với phòng Quản trị, tham gia thực hiện giám sát nghiệm thu, thanh toán các Hợp đồng.

Tổng hợp nhu cầu, lập kế hoạch đề xuất với phòng Quản trị mua sắm, cung cấp vật tư, nguyên nhiên liệu sử dụng, thay thế vật tư tiêu hao trong quá trình vận hành thiết bị công trình (bao gồm cả các loại khí y tế cấp tại trạmkhí y tế). Đảm bảo việc cung cấp theo định mức, đúng chủng loại và đúng thủ tục về quản lý tài chính.

Phối hợp với Đội PCCC&CNCH cơ sở Tam Hiệp tổ chức thực hiện công tác PCCC&CNCH tại chỗ theo quy định (trực báo cháy thường xuyên, tổ chức lực lượng sẵn sàng đáp ứng xử lý các tình huống cháy, nổ, bão lũ, thảm họa, thiên tai, dịch bệnh, xây dựng phương án, xây dựng lực lượng, tổ chức diễn tập, đào tạo...), mua sắm phương tiện phòng cháy chữa cháy theo đề xuất của đội PCCC&CNCH.

Quản lý và vận hành trực tiếp hệ thống cung cấp nước sạch, bơm nước từ ngoài vào bể, từ bể lên mái; trạm xử lý nước thải; hệ thống thoát nước thải; thoát nước mưa tại Bệnh Viện K cơ sở Tam Hiệp.

Thực hiện việc bảo dưỡng thường xuyên các thiết bị xử lý nước sạch, hệ thống cấp nước sạch, trạm xử lý nước thải, thiết bị vệ sinh, hệ thống thoát nước trong và ngoài các công trình.

Thực hiện sửa chữa nhỏ; trực tiếp thay thế các vật tư tiêu hao liên quan trong quá trình sử dụng của các công trình xây dựng (thay sửa khóa, sửa chữa cửa, kính, gạch lát nền, sửa chữa thay thế thiết bị vệ sinh, hệ thống cấp thoát nước, máy bơm, điện chiếu sáng trong và ngoài nhà…) trong quá trình sử dụngđảm bảo việc sử dụng an toàn trong tình trạng bình thường.

Xử lý các sự cố liên quan đến việc sử dụng các công trình: cấp, thoát nước, thiết bị vệ sinh, chất lượng xây dựng công trình nhà cửa, vật kiến trúc, sân đường.

Tổ chức thực hiện, quản lý biển báo, biển chỉ dẫn trong và ngoài Bệnh viện K cơ sở Tam Hiệp.

Tổ chức quản lý, sắp xếp việc sử dụng mặt bằng và diện tích các công trình xây dựngđảm bảo phù hợp công năng, mụcđích sử dụng và hiệu quả cao nhất, tránh lãng phí.

3.3. Đối với công tác kiểm soát nhiễm khuẩn bệnh viện

- Cung cấp toàn bộ dụng cụ y tế và toan áo, đồ vải đã được tiệt khuẩn cho hoạt động chuyên môn của Bệnh Viện K - cơ sở Tam Hiệp.

Thực hiện khử khuẩn, tiệt khuẩn dụng cụ và đồ vải theo đúng quy trình kỹ thuật bệnh viện và của Bộ Y tế.

Thu nhận các dụng cụ y tế, đồ vải đã sử dụng trong bệnh viện và trả dụng cụ, đồ vải đã tiệt khuẩn cho các khoa.

Thu gom và thực hiện huỷ các dụng cụ y tế, đồ vải không đảm bảo chất lượng qui định.

Kiểm tra, giám sát và hướng dẫn thực hiện công tác vô khuẩn, khử khuẩn, tiệt khuẩn trong bệnh viện.

- Giám sát phân loại, thu gom và quản lý chất thải rắn y tế tại Bệnh Viện K - cơ sở Tam Hiệp

Chỉ đạo công tác thu gom, xử lý chất thải y tế theo quy chế xử lí chất thải và quy chế chống nhiễm khuẩn bệnh viện.

- Công tác vệ sinh trong bệnh viện tại Bệnh Viện K - cơ sở Tam Hiệp

Phối hợp với các đơn vị thực hiện tốt công tác vệ sinh bệnh viện luôn sạch-đẹp: Vệ sinh ngoại cảnh, vệ sinh buồng bệnh, vệ sinh nước, vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh nhà bếp, nơi dịch vụ căng tin, vệ sinh côn trùng gặm nhấm…

- Thực hiện kiểm tra, giám sát, đôn đốcvà đề xuất các giải pháp trong công tác vệ sinh bệnh viện.

Giám sát thực hiện kĩ thuật vô khuẩn, kiểm soát nhiễm khuẩn bệnh viện tại Bệnh Viện K - cơ sở Tam Hiệp 

Phối hợp với các khoa phòng điều tra, phát hiện và thông báo các nhiễm khuẩn bệnh viện, ở người bệnh và nhân viên y tế.

Phát hiện các ổ bệnh, nguồn bệnh và phương thức lan truyền nhiễm khuẩn xảy ra trong bệnh viện và thực hiện xử lý triệt để.

Đề xuất và giám sát triển khai các biện pháp cần thiết nhằm hạn chế sự lan truyền các nhiễm khuẩn trong phạm vi bệnh viện ra môi trường xung quanh.

Xây dựng các quy định về chế độ, hình thức cách ly phù hợp với tình trạng bệnh tật có liên quan tới điều kiện thực tế của bệnh viện.

Hướng dẫn nhân viên y tế công tác kiểm soát nhiễm khuẩn, vệ sinh cá nhân và trách nhiệm đối với công tác kiểm soát nhiễm khuẩn bệnh viện nhằm phòng chống nhiễm khuẩn bệnh viện.

4. Cơ cấu tổ chức và nhân lực

Cơ cấu tổ chức: gồm 03 tổ

- Tổ hành chính;

- Tổ quản trị;

- Tổ kiểm soát nhiễm khuẩn;

Hiện nay, Phòng Hành chính tổng hợp Tam Hiệp có 19 cán bộ, trong đó gồm 01 Phụ trách phòng, 01 Phó trưởng phòng và 17 nhân viên.

5. Thành tích đạt được

Từ khi thành lập phòng, cán bộ và nhân viên của phòng luôn cố gắng, đoàn kết, phấn đấu hoàn thành mọi nhiệm vụ được Lãnh đạo Bệnh viện giao. Hằng năm, phòng đều đạt được danh hiệu tập thể lao động tiên tiến. Có mối quan hệ tốt với chính quyền địa phương, phối hợp với các đơn vị đảm bảo an toàn khu vực trong và ngoài Bệnh viện, giao thông được thông thoáng không có vụ việc mất an toàn xảy ra.

Năm 2022 phòng HCTH Tam Hiệp đã hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, đặc biệt phòng đã tham mưu cho lãnh đạo Bệnh viện phân luồng, sàng lọc, chuẩn bị cơ sở vật chất, thực hiện tốt công tác phòng chống Covid 19 tại cơ sở,triển khai nhiệm vụ theo đúng chỉ đạo của BCĐ Phòng chống dịch Covid 19 của Bệnh viện.

Thực hiện vận hành tốt cơ sở vật chất đảm bảo các tiêu chí quản lý chất lượng Bệnh viện triển khai nghiêm túc công tác xây dựng Bệnh viện Xanh – Sạch – Đẹp.

Thực hiện tốt công tác tham mưu với lãnh đạo Bệnh viện để quản lý, cung cấp, vận hành trang thiết bị phục vụ chuyên môn, đảm bảo tiết kiệm, an toàn, chất lượng.